ระบบออกใบกำกับภาษีด้วยตนเอง คือระบบที่เปิดให้ลูกค้าสามารถกรอกข้อมูลและดาวน์โหลดใบกำกับภาษีด้วยตัวเองผ่านหน้าเว็บไซต์ ผ่านแอปพลิเคชัน หรือ การส่งผ่านอีเมล โดยไม่จำเป็นต้องรอพนักงานออกเอกสารให้ทีละรายการเหมือนเดิม ช่วยลดภาระงานหน้าร้าน งานเอกสาร และลดความผิดพลาดจากการพิมพ์ข้อมูลซ้ำ
ระบบนี้เหมาะสำหรับธุรกิจที่มีจำนวนลูกค้าหรือยอดรายการรับชำระจำนวนมาก เช่น ร้านอาหาร ธุรกิจบริการ ค่าเช่า ระบบออนไลน์ E-Commerce รวมถึงธุรกิจที่ต้องออกใบกำกับภาษีเป็นประจำทุกวัน และที่สำคัญที่สุด ระบบนี้จะช่วยลดการทำงานของพนักงานภายในองค์กรของท่านได้อย่างมาก
เรามาดูประโยชน์ของระบบ Self-Service Tax Invoice System กันว่ามีอะไรบ้าง
- ลดภาระงานของพนักงาน : พนักงานไม่ต้องคีย์ข้อมูลออกใบกำกับภาษีให้ลูกค้าทีละราย ลดงานซ้ำซ้อน และช่วยให้พนักงานไปโฟกัสงานบริการลูกค้าหรือยอดขายแทน
- ลดความผิดพลาดในการกรอกข้อมูล : ลูกค้าคีย์ข้อมูลนิติบุคคลหรือข้อมูลส่วนตัวเองโดยตรง ช่วยลดปัญหาอ่านผิด สะกดผิด หรือกรอกเลขประจำตัวผู้เสียภาษีผิด เพราะข้อมูลลูกค้า ลูกค้าจะต้องรู้ดีที่สุด
- ลูกค้าสะดวก ได้เอกสารทันที : ไม่ต้องรอพนักงาน ลูกค้าสามารถกรอกข้อมูลหลังชำระเงินและดาวน์โหลดใบกำกับภาษีได้ทันที
- ข้อมูลถูกจัดเก็บเป็นระบบ : ระบบจะบันทึกสำเนาใบกำกับภาษี ส่งเข้าแผนกบัญชีอัตโนมัติ ทำให้จัดการภาษีและรายงานได้ง่ายขึ้น และ สามารถนำส่งสรรพากรได้ทันที ตามเวลาที่กำหนด ผ่านระบบ eTax ก็ได้เช่นกัน
- รองรับการใช้งานทั้งลูกค้าทั่วไปและลูกค้านิติบุคคล
ระบบสามารถให้ลูกค้าเลือกประเภทใบกำกับภาษีตามความต้องการได้
ด้านล่างนี้เป็น Workflow มาตรฐานของระบบ Self-Service Tax Invoice:
- ลูกค้าสแกน QR หรือเข้าหน้าระบบผ่าน URL ที่กำหนด
- ลูกค้ากรอกข้อมูล ซึ่งอาจจะเป็น Invoice Number หรือ Tax Invoice ABB พร้อมจำนวนเงิน เพื่อให้ระบบตรวจสอบความมีตัวตนของเอกสาร รวมถึงสถานะการออกใบเสร็จว่าออกไปหรือยัง
- ลูกค้ากรอกข้อมูล ลูกค้ากรอกข้อมูลที่ต้องการใช้ออกใบกำกับภาษี เช่น ชื่อ/ชื่อบริษัท เลขประจำตัวผู้เสียภาษี ที่อยู่สาขา
- ระบบทำการออกใบกำกับภาษีเต็มรูปให้และ อนุญาตให้ดาวน์โหลด หรือ ส่งทางอีเมล์
- บันทึกข้อมูล เพื่อนำส่งสรรพากร
Figure 1 แสดงหน้าจอค้นหา หมายเลขใบแจ้งหนี้ หรือ ใบกำกับภาษีอย่างย่อ
Figure 2 แสดงหน้ากรอกข้อมูลของลูกค้าเมื่อผ่านการตรวจสอบว่าข้อมูลตามภาพที่ 1 มีอยู่จริง
Figure 3 แสดงการออกใบกำกับ พร้อมให้ลูกค้าดาวน์โหลดหรืออีเมล์หรือพิมพ์
ระบบ MaxiPOS ได้รวมระบบการเชื่อมต่อ eTax และ สรรพากรเรียบร้อยแล้ว ผ่าน ธ. กรุงไทย จำกัด สนใจบริการ สอบถามได้ที่ Line OA : @avesta.co.th หรืออีเมล์ [email protected]